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VAGA PARA: Assistente Administrativo do Projeto CCCM - Memba Cabo Delgado

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ABERTO AO CANDIDATO INTERNO E EXTERNO

Nº de referência
SVN / MZ10 / 2020/046

Título de posição
Assistente Administrativo do Projeto CCCM

Estação de serviço
Memba (Cabo Delgado), Moçambique

Unidade organizacional
CCCM

Classificação
Serviço geral, categoria: G-4

Tipo de Consulta
Contrato Especial de Curto Prazo, 3 (três) meses, com possibilidade de prorrogação.

Reporte para
Oficial do Programa

Data de início estimada
O mais breve possível

Data de encerramento
11 de julho de 2020


Fundada em 1951, a OIM é uma Organização Relacionada das Nações Unidas e como a principal agência das Nações Unidas no campo da migração e trabalha em estreita colaboração com parceiros governamentais, intergovernamentais e não governamentais. A OIM dedica-se a promover a migração humana e ordenada para o benefício de todos. Faz isso fornecendo serviços e consultoria a governos e migrantes.

Contexto:
Fundada em 1951, a OIM é uma organização relacionada das Nações Unidas e, como agência líder das Nações Unidas no campo da migração, trabalha em estreita colaboração com parceiros governamentais, intergovernamentais e não governamentais. A OIM dedica-se a promover a migração humana e ordenada para o benefício de todos. Faz isso fornecendo serviços e consultoria a governos e migrantes.
A OIM está comprometida com um ambiente diversificado e inclusivo. Para os fins desta vaga, os seguintes candidatos internos que atendem aos critérios de elegibilidade são considerados candidatos de primeiro nível:
- Os candidatos internos em contratos regulares ou a termo terão de cumprir o tempo mínimo exigido no pós-requisito de dezoito meses ou mais no momento do fechamento do SVN
- O tempo mínimo exigido no cargo é de seis meses para os candidatos internos que sejam titulares de um cargo anunciado ou confirmado para descontinuação.
- Os candidatos internos em contratos de curto prazo devem cumprir o tempo mínimo de pós-requisito de seis meses ou mais no momento do fechamento do SVN.
Além disso, todos os candidatos devem atender aos requisitos de elegibilidade para idiomas, educação e experiência de trabalho estipulados no SVN.

Trabalhando sob a supervisão geral do CCCM / Coordenador do Programa de Gerenciamento de Deslocamentos e a supervisão direta do Oficial do Programa do CCCM, o titular apoiará as equipes de campo do CCCM para garantir que todas as tarefas administrativas necessárias sejam concluídas de acordo com os protocolos e procedimentos da OIM.
O Assistente Administrativo do Projeto será o ponto focal das equipes do CCCM e de outros departamentos para garantir o envio e o acompanhamento oportuno das atividades administrativas necessárias.
A função também envolverá o trabalho em estreita colaboração com o GIS / Oficial de Gerenciamento de Informações com sede na Beira para garantir que as ferramentas de dados relevantes estejam sendo utilizadas nas equipes do CCCM de Cabo Delgado.

Responsabilidades e Responsabilidades
1. Apoiar as atividades administrativas e administrativas no campo, em estreita colaboração com as equipes de campo, as Finanças e a Unidade de Compras / Logística.
2. Entre em contato com a unidade de Compras e Logística da OIM para acompanhar a aquisição de materiais e a entrega aos escritórios de campo em tempo hábil.
3. Processar solicitações de adiantamento e pagamento e ações corretivas da iniciativa, quando necessário.
4. Aconselhe o Oficial de Programa do CCCM e o Coordenador do Programa de quaisquer desvios do plano e proponha os ajustes necessários.
5. Em estreita coordenação com o Oficial do Programa do CCCM e a unidade financeira, ajude no monitoramento do orçamento do projeto e das despesas financeiras e de todos os procedimentos administrativos alinhados com o plano de trabalho, alerte o Coordenador do Programa sobre deficiências e gastos excessivos.
6. Prestar assistência na organização da logística de treinamentos, reuniões e outros eventos especiais, conforme necessário.
7. Compile dados relevantes das equipes de campo para enviar ao Information Management Officer.
8. Forneça suporte na solução de problemas de operações gerais e na solução de problemas.
9. Processar solicitações de adiantamento e pagamento e ações corretivas da iniciativa, quando necessário.
10. Coordenar com Recursos Humanos e Unidades Financeiras na compilação da documentação relacionada ao recrutamento, pessoal, folhas de ponto, pagamento etc.
11. Processar todos os Formulários de Requisição de Compra (PRFs), incluindo o envio às unidades relevantes para aprovação, rastreamento dos PRFs e mantendo o banco de dados de rastreamento.
12. Manter um sistema de rastreamento eficaz do inventário do CCCM, sistema de preenchimento dos documentos do projeto, cartas, notas, etc.
13. Desempenhar outras tarefas que possam ser atribuídas.

Qualificações e experiência exigidas
• Bacharel em Administração, Finanças, Gerenciamento de Informações, Ciência da Computação ou área afim de formar uma universidade credenciada com dois anos de experiência profissional relevante; ou • Diploma completo do ensino médio com pelo menos quatro anos de experiência profissional relevante.

Experiência
• Possui bons conhecimentos de administração e implementação de projetos e experiência em assistência e deslocamento humanitário.
• Tem experiência anterior em programas comunitários ou em acampamentos.
• Experiência de trabalho anterior em uma organização internacional e familiaridade com o sistema comum da OIM / ONU ou sistemas similares é uma vantagem;

Habilidades
• Boas habilidades de comunicação e trabalho em equipe.
• Compromisso pessoal e alto nível de integridade.
• Capacidade de trabalhar de forma eficaz e harmoniosa com colegas de culturas e origens profissionais variadas.
• Capacidade de trabalhar de forma independente, sob supervisão mínima.
• Capacidade de lidar com pressão
• Excelentes habilidades de comunicação
• Proficiente no pacote do Microsoft Office e boas habilidades de TI é uma vantagem

Idiomas
Fluência em inglês e português é necessária (oral e escrita). O conhecimento dos idiomas locais é uma vantagem.
Competências
exigidas Espera-se que o titular demonstre os seguintes valores e competências:

Valores
• Inclusão e respeito à diversidade: respeita e promove diferenças individuais e culturais; incentiva a diversidade e a inclusão sempre que possível.
• Integridade e transparência: mantém altos padrões éticos e age de maneira consistente com os princípios / regras organizacionais e padrões de conduta.
• Profissionalismo: demonstra capacidade de trabalhar de maneira composta, competente e comprometida e exerce julgamento cuidadoso ao enfrentar os desafios do dia-a-dia.

Competências Essenciais - indicadores comportamentais
• Trabalho em equipe: desenvolve e promove uma colaboração eficaz dentro e entre as unidades para alcançar objetivos compartilhados e otimizar resultados.
• Entrega de resultados: produz e entrega resultados de qualidade de maneira oportuna e orientada a serviços; é uma ação orientada e comprometida em alcançar os resultados acordados.
• Gerenciamento e compartilhamento de conhecimento: busca continuamente aprender, compartilhar conhecimento e inovar.
• Responsabilização: assume a responsabilidade pelo cumprimento das prioridades da Organização e assume a responsabilidade pela ação própria e pelo trabalho delegado.
• Comunicação: incentiva e contribui para uma comunicação clara e aberta; explica assuntos complexos de maneira informativa, inspiradora e motivacional.

Outros
Qualquer oferta feita ao candidato em relação a este aviso de vaga está sujeita a confirmação de financiamento.
A nomeação estará sujeita à certificação de que o candidato está clinicamente apto para a nomeação, verificação do certificado educacional e autorizações de segurança.

Como se inscrever:
Os candidatos interessados ​​são convidados a enviar suas inscrições em INGLÊS, com:
a) Carta de apresentação, especifique claramente a data de adequação e disponibilidade
b) Curriculum vitae detalhado, incluindo salário histórico e mínimo de três árbitros (de preferência ex-supervisores diretos).
Envie sua inscrição por e-mail para iommzbvacancies@iom.int , indicando seu nome e o código de referência acima [Nome, SVN / MZ10 / 2020/046 - Assistente Administrativo do Projeto CCCM] como assunto. O prazo para inscrições é 11 de julho de 2020.


Somente o candidato que atender à qualificação acima será considerado.

Sem Taxas: 
A OIM não cobra uma taxa em nenhuma etapa do processo de recrutamento (inscrição, entrevista, processamento, treinamento ou outra taxa). A OIM não solicita nenhuma informação relacionada a contas bancárias



LEIA EM INGLES

OPEN TO INTERNAL AND EXTERNAL CANDIDATE

Reference No.
SVN/MZ10/2020/046

Position Title
CCCM Project Administrative Assistant

Duty Station
Memba (Cabo Delgado), Mozambique

Organizational Unit
CCCM

Classification
General Service, Grade : G-4

Type of Appointment
Special Short-Term Graded Contract, 3 (three) months with the possibility of extension.

Report to
Programme Officer

Estimated Start Date
As soon as possible

Closing Date
11 July 2020

Established in 1951, IOM is a Related Organization of the United Nations, and as the leading UN agency in the field of migration and works closely with governmental, intergovernmental and non-governmental partners. IOM is dedicated to promoting humane and orderly migration for the benefit of all. It does so by providing services and advice to governments and migrants.

Context:
Established in 1951, IOM is a Related Organization of the United Nations, and as the leading UN agency in the field of migration, works closely with governmental, intergovernmental and non-governmental partners. IOM is dedicated to promoting humane and orderly migration for the benefit of all. It does so by providing services and advice to governments and migrants.
IOM is committed to a diverse and inclusive environment. For the purpose of this vacancy, the following internal candidates who meet the eligibility criteria are considered as first-tier candidates:
- Internal candidates on regular or fixed-term contracts should meet the minimum time in post requirement of eighteen months or more at the time of the closing of the SVN
- The minimum time in post requirement is six months for such internal candidates who are incumbents of a position being advertised or confirmed for discontinuation.
- Internal candidates on short-term contracts should meet the minimum time in post requirement of six months or more at the time of the closing of the SVN.
In addition, all applicants should meet eligibility requirements for languages, education and work experience requirements stipulated in the SVN.

Working under the overall supervision of the CCCM/Displacement Management Programme Coordinator and the direct supervision of the CCCM Programme Officer, the incumbent will support the CCCM field teams to ensure that all necessary administration tasks are completed in accordance with IOM protocols and procedures.
The Project Administrative Assistant will be the focal point for CCCM teams and other departments to ensure the timely submission and follow up of necessary administration activities.
The role will also involve working closely with the GIS/Information Management Officer based in Beira to ensure that relevant data tools are being utilised in Cabo Delgado CCCM teams.
Responsibilities and Accountabilities
1. Support administrative and clerical activities in the field in close collaboration with the Field staffs, Finance and Procurement/Logistics Unit.
2. Liaise with IOM Procurement and Logistics unit for the follow up of the procurement of materials and the delivery to the field offices in a timely manner.
3. Process advance and payment requests and initiative corrective action when necessary.
4. Advise the CCCM Programme Officer and Programme Coordinator of any deviations from the plan and propose necessary adjustments.
5. In close coordination with the CCCM Programme Officer and finance unit, assist in monitoring of project budget and financial expenditures and all administrative procedures in line with the work-plan, alert the Programme Coordinator on shortfalls and over-expenditures.
6. Provide assistance in organizing the logistical of trainings, meetings and other special events as required.
7. Compile relevant data from field teams for submission to Information Management Officer
8. Provide support in general operations troubleshooting and problem solving.
9. Process advance and payment requests and initiative corrective action when necessary.
10. Coordinate with Human Resources, and Finance Units in the compilation of documentation related to recruitment, staffing, time sheets, payment etc
11. Process all Purchase Requisition Forms (PRFs), including submission to relevant units for approval, tracking of PRFs, and maintaining the tracking database.
12. Maintain an effective tracking system of CCCM’s inventory, filling system of the project documents, letters, memo, etc.
13. Perform such other duties as may be assigned.

Required Qualifications and Experience
Education
• Bachelor Degree in Administration, Finance, Information Management, Computer Science or related area form an accredited university with two years relevant work experience; or • Completed high school diploma with at least four years of relevant working experience.
Experience
• Has good knowledge of administration and project implementation and experience in a Humanitarian assistance and Displacement.

• Has previous experience working in community based programmes or camp settings.
• Previous working experience in an international organization and familiarity with the IOM/UN common system or similar systems is an advantage;

Skills
• Good communication and teamwork skills.
• Personal Commitment and high level of integrity.
• Ability to work effectively and harmoniously with colleagues from varied cultures and professional backgrounds
• Ability to work independently under minimal supervision.
• Ability to handle pressure
• Excellent communication skills
• Proficient with Microsoft Office package and good IT skills is an advantage

Languages
Fluency in English and Portuguese is required (oral and written). Knowledge of local languages is an advantage.
Required Competencies
The incumbent is expected to demonstrate the following values and competencies:

Values
• Inclusion and respect for diversity: respects and promotes individual and cultural differences; encourages diversity and inclusion wherever possible.
• Integrity and transparency: maintains high ethical standards and acts in a manner consistent with organizational principles/rules and standards of conduct.
• Professionalism: demonstrates ability to work in a composed, competent and committed manner and exercises careful judgment in meeting day-to-day challenges.

Core Competencies – behavioural indicators
• Teamwork: develops and promotes effective collaboration within and across units to achieve shared goals and optimize results.
• Delivering results: produces and delivers quality results in a service-oriented and timely manner; is action oriented and committed to achieving agreed outcomes.
• Managing and sharing knowledge: continuously seeks to learn, share knowledge and innovate.
• Accountability: takes ownership for achieving the Organization’s priorities and assumes responsibility for own action and delegated work.
• Communication: encourages and contributes to clear and open communication; explains complex matters in an informative, inspiring and motivational way.

Other
Any offer made to the candidate in relation to this vacancy notice is subject to funding confirmation.
Appointment will be subject to certification that the candidate is medically fit for appointment, verification of Education certificate and security clearances.

How to apply:
Interested candidates are invited to submit their applications in ENGLISH, with:
a) Cover letter, clearly specify suitability and availability date
b) Detailed curriculum vitae, including historical salary and minimum three referees (preferably former direct supervisors).
Please submit your application by email to iommzbvacancies@iom.int , indicating your name and the reference code above [Name, SVN/MZ10/2020/046 – CCCM Project Administrative Assistant] as subject. The deadline for applications is 11 July 2020.
Only applicant who meets the above qualification will be considered.

No Fees:
IOM does not charge a fee at any stage of its recruitment process (application, interview, processing, training or other fee). IOM does not request any information related to bank accounts
𝐏𝐄𝐒𝐐𝐔𝐈𝐒𝐀 𝐕𝐀𝐆𝐀𝐒👇 Há 𝗺𝗮𝗶𝘀𝗷𝗼𝗯𝘀 no youtube