Vaga Para Assistente de Logística & Administração _ Pemba
A CARE Internacional, uma organização de desenvolvimento e humanitária em Moçambique deste 1986 com escritórios em mais de 70 países e parte duma grande federação internacional pretende recrutar para o seu quadro de pessoal um (1) Assistente de Logística & Administração baseado em Pemba para o projecto de Resposta à Emergência ao Ciclone Kenneth.
Resumo do Trabalho
A responsabilidade geral do Assistente Administrativo é de apoiar o Gestor Administrativo /gestor de Projecto/ Coordenador do Sub Escritório a garantir que o funcionamento diário da administração do escritório principal é feito de uma forma eficiente e com eficácia de custos. O titular do cargo irá prestar apoio e responder em matérias relacionadas com a administração, e lidar com clientes quando solicitado. Ela/ele é também responsável pela manutenção e supervisão do sistema de ficheiros do sub-escritório, garantir a existência de aprovisionamentos de escritório em todos os momentos, gerir fundos para pequenas despesas do sub-escritório, manter o inventário tanto manual como electrónico do escritório, e apoiar o Administrador nas aquisições.
Responsabilidades
Responsabilidade Nº 1: Gerir as propriedades da CARE incluindo os Escritórios, Residências e respectivo Equipamento
- Assegurar que todo o equipamento da CARE (ar-condicionado, fotocopiadoras, extintores de incêndios, geradores, aparelhos eléctricos, etc.) seja salvaguardado e mantido devidamente através de contratos regulares de manutenção, conforme apropriado;
- Agir como elo de ligação com a agência de segurança e resolver assuntos que surjam nesta área;
- Aconselhar as Finanças em relação aos termos e condições de contratos relacionados com o aluguer e manutenção de equipamento para garantir que os pagamentos sejam feitos conforme acordado;
- Apoiar o pessoal expatriado na procura de alojamento adequado de acordo com a política da CARE e apoiar na fixação;
- Participar na negociação dos contratos de casas.
Responsabilidade Nº 2: Gestão de Aquisições
- Tratar dos processos de aquisições locais e internacionais para assegurar um fornecimento atempado de bens e serviços (incluindo serviços de consultoria) de acordo com as políticas de compras e normas de qualidade de serviços;
- Lançar concursos e preparar Resumos de Avaliação de Propostas;
- Inspeccionar as mercadorias recebidas para garantir sua qualidade e quantidade e aprovação;
- Aprovar a entrega dos artigos no armazém através da guia de mercadorias interna;
- Fazer o acompanhamento do pagamento de bens e serviços e contas, e aconselhar o Contabilista em relação aos termos e condições de contratos relacionados com o fornecimento de bens e serviços para garantir que os pagamentos sejam feitos conforme acordado;
- Apoiar o Oficial Administrativo na administração de formação ao pessoal sobre as políticas de aquisições;
- Executar tarefas delegadas para cobrir as mesmas áreas de responsabilidade do oficial de Procurement, embora sem nenhuma negociação com os vendedores ou aprovação do acordo de compras;
- Rever encomendas activas para determinar a situação de entrega;
- Fazer o acompanhamento dos vendedores para assegurar pronta entrega;
- Comunicar com o pessoal no concernente ao avanço da entrega;
- Guardar ficheiros para o registo da entrada de facturas;
- Processar pedidos de isenção de (ou reembolsos) de direitos aduaneiros;
- Desempenhar funções delegadas de oficial de Procurement conforme necessário;
- Arquivar diariamente a documentação relacionada com cada processo de Aquisições.
Responsabilidade Nº 3: Manter o Inventário do Escritório tanto Manual como Electrónico
- Manter cópias tanto manuais como electrónicas dos ficheiros do inventário;
- Actualizar o inventário regularmente;
- Garantir que os números de identificação da CARE estão afixados em todos os artigos do inventário;
- Garantir, autorizar e manter o registo de todos os movimentos dos artigos do inventário dentro e fora do sub-escritório, e informar Acra sobre quaisquer mudanças para a actualização do registo central do inventário;
- Fazer o acompanhamento dos movimentos do equipamento para e do escritório;\Abrir arquivos e guardar todas as guias de mercadorias;
- Garantir a realização de pelo menos uma contagem manual por ano e elaborar relatório.
Responsabilidade Nº 4: Garantir a Existência de Aprovisionamentos de Escritório em todos Momentos
- Manter um sistema mínimo e máximo de controlo de estoques de todos os aprovisionamentos;
- Garantir que os níveis dos aprovisionamentos do escritório são mantidos através da encomenda dos aprovisionamentos necessárias conforme adequado de acordo com os procedimentos da CARE;
- Garantir a entrega de bens adquiridos;
- Gerir o armazém do sub-escritório com livros apropriados de registo de estoques.
Responsabilidade Nº 5: Gerir Fundos para Pequenas Despesas
- Organizar as despesas com fundos para pequenas despesas seguindo a política de fundos para pequenas despesas da CARE Moçambique;
- Procurar a necessária aprovação dos superiores conforme a política respectiva;
- Contabilidade as despesas com fundos para pequenas despesas numa periodicidade semanal, com a conta a ser assinada pelo Gestor do Projecto ou por uma autoridade indicada;
- Fazer o lançamento diário das despesas no computador, no programa para fundos para pequenas despesas;
- Tomar as medidas necessárias para abastecer os fundos para pequenas despesas quando dois-terços do dinheiro tiver sido gasto.
Responsabilidade Nº 6: Gestão dos Cupões de Combustível
Guardar de forma segura os cupões de combustível e assegurar sua disponibilidade em todos os momentos para permitir o abastecimento dos veículos durante as horas de trabalho;
Emitir cupões de combustível e assegurar que estes sejam registados no livro de registos do veículo;
Preparar a reconciliação dos cupões de combustível (cópias e facturas) e submeter ao Supervisor para pagamento no final do mês.
Requisitos
- Nível Médio;
- Mínimo de três (3) anos de experiência em Logística e Administração;
- Conhecimento intermédio de procedimentos administrativos relacionados com alfândegas e importações;
- Conhecimento intermédio da Gestão de Estoques;
- Conhecimento intermédio de procurement e procedimentos de compras;
- Habilidades intermédias em informática;
- Conhecimento intermédio do Inglês.
Perfil
- Respeito;
- Integridade
- Diversidade;
- Excelência;
- Habilidades de comunicação;
- Foco no cliente;
- Habilidades interpessoais;
- Colaboração;
- Resistência ao stress.
Exigências
- Curriculum Vitae;
- Carta de Candidatura.
Nota: Só os candidatos seleccionados serão contactados. Indique a posição e o número da vaga no Email.
Sobre a Empresa
A CARE Moçambique é um empregador com Igualdade de Oportunidades. Incentivamos candidaturas de mulheres, as pessoas com deficiência e outros grupos desfavorecidos. Não toleramos qualquer tipo de assédio, Abuso e Exploração Sexual entre trabalhadores, Parceiros de Implementação e Beneficiários. Não fazemos nenhum tipo de cobranças para nenhum tipo de contratação e não procedemos por via de agentes de recrutamento.
Oferecemos um pacote de compensação competitiva e a possibilidade de construir uma carreira no sector de desenvolvimento, através de um engajamento a longo prazo e acesso aos recursos e experiência pelo mundo.
Candidatura
Endereço: Rua Nº NA061, bairro Natite (Zona de Hotel Raphael) – Pemba
Email: Mozrecrutamentos@care.org
Validade: 13/08/2020
Local: Pemba – Cabo Delgado
Duração: 6 meses
