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Vaga para Administrador de Projecto - Pemba

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Descrição da Vaga

A ADPP é uma associação não-governamental moçambicana, com actividades em três áreas principais: Educação, Saúde e Agricultura Sustentável. A organização, criada em 1982, evolui bastante nos 38 anos de sua existência, tendo presença em todas províncias do país e emprega actualmente mais de 3.000 pessoas, envolvidos em 60 projectos.

A ADPP vai implementar, o Projecto Integrado de Educação na Comunidade de Paquitequete em Pemba em 3 escolas primárias. A intervenção de três anos visa garantir uma formação educacional e profissional de qualidade a longo prazo a crianças e jovens de forma a contribuir para assegurar que todas as meninas e meninos de Paquitequete concluam um ensino primário e secundário gratuito, equitativo eficaz e de qualidade.

A melhoria do desempenho escolar dos alunos do ensino básico é o principal resultado esperado pelo projeto. Essa mudança será o resultado de um conjunto de ações voltadas para o sistema de ensino e gestão. Em particular, o projeto irá melhorar as habilidades pedagógicas e conhecimentos dos professores através de treinamentos, a adoção de novos materiais e equipamentos de ensino e uma gestão mais eficaz.

Além disso, é crucial aumentar o acesso inclusivo à escola para os alunos do ensino primário. Isso significa que as estruturas escolares e os serviços oferecidos devem ser adequados em qualidade e quantidade. A disponibilização de espaços e serviços recreativos e desportivos para crianças e jovens são aspectos essenciais para o desenvolvimento de um percurso educacional.

Finalmente, um envolvimento mais alto e comprometido da comunidade na gestão e no desenvolvimento da educação é uma mudança crucial para garantir o desenvolvimento pessoal das crianças na comunidade. O projeto será implementado ao nível da comunidade por meio de uma campanha de sensibilização relacionada a algumas das questões críticas que afetam a comunidade como o acesso e gestão de serviços básicos e a educação num sentido amplo.

As 5 principais Componentes do Projecto são:

  • 1) Melhoria de infraestrutura ENIe equipamentos nas 3 escolas selecionadas (Cuparata, Kumilamba e Langua.
  • 2) Formação de um mínimo de 41 professores que estão a dar aulas a 3.113 alunos do ensino básico em 3 turnos diários nas 3 escolas; um mínimo de 5 gestores / administradores destas escolas; um mínimo de 4 educadores de Escolinhas.
  • 3) Apoio a bolsas de jovens para 50 alunos por ano (cerca de 150 no total), atividades extracurriculares e acompanhamento a longo prazo.
  • 4) Participação da família e da comunidade através dos 3 conselhos de escola existentes e pelo menos 3 associações de pais (estas a serem criadas ao longo da intervenção).
  • 5) Auxílio na alimentação, consistindo em uma refeição por criança nos 3 turnos diários por escola, com base num cardápio nutritivo mensal aprovado pela ENI.

As Actividades do Projecto

1) Nas 3 Escolas Primárias:

  • Fornecimento de equipamento escolar;
  • Fornecimento de treinamento de professores em novas técnicas pedagógicas, treinamento em gestão escolar (incluindo o comité escolar);
  • Implementação de atividades curriculares extras para crianças (teatro, dança, esportes, etc.);
  • Melhoria da estrutura de governação escolar;
  • Implementação de cursos de alfabetização para adultos;
  • Identificação, seleção e fornecimento de bolsas de estudo;
  • Fornecimento de 1 refeição escolar diária e educação sobre nutrição na cantina escolar ou similar.

2) Escola pré-primária a ser construída

  • Fornecimento de equipamento e material escolar
  • Fornecimento de treinamento de professores
  • Melhoria da estrutura de governança escolar
  • Fornecimento de alimentação escolar diária e educação sobre nutrição na cantina escolar ou similar

3) Na Comunidade

  • Realização de campanhas de sensibilização para a educação, higiene, saneamento e gestão de resíduos (problemas muito grandes), nutrição, género e ambiente.
  • Implementação de workshops e treinamentos para Associações de Pais

Funções da Administrador do Projecto:

Administração geral

  • Prestar apoio administrativo geral ao projecto;
  • Manter registo de documentação do projecto incluindo detalhes dos bens do projecto, detalhes da equipa e contratos de consultoria;
  • Manter detalhes necessários dos pagamentos relacionados ao projecto, suas datas de vencimento e garantir que são executados em tempo certo, de acordo com os contratos relevantes;
  • Manter um registo actualizados do bens fixos do projecto;
  • Actualizar periodicamente o inventário dos bens e materiais do projecto, controlar a afectação dos equipamentos aos funcionários do projecto;
  • Certificar-se que todos os bens (activos) pertencentes ao projecto são marcados para fins de identificação. A lista deve ser identificável no registo dos bens;
  • Assegurar que todos os activos pertencentes ao projecto estão assegurados;
  • Participar em encontros e reuniões relacionados com as questões financeiras e execução orçamental do projecto, sempre que for solicitado;
  • Assegurar a formação e reciclagem da equipa no terreno em gestão financeira e prestação de contas;
  • Assegurar que todos os edifícios arrendados tenham contratos e garantir o pagamento da renda, impostos, água e energia em tempo previsto no acordo;
  • Conhecer a periodicidade do pagamento de água, energia e outros encargos relacionados com os edifícios;
  • Assegurar a disponibilidade de consumíveis nos escritórios;
  • Estabelecer um sistema de compra e distribuição dos consumíveis do escritório;
  • Controlo de expediente que entra e sai do projecto.

Recursos Humanos

  • Elaborar relação nominal de todo o pessoal do projecto;
  • Assegurar que todo o pessoal no projecto tem as suas tarefas e responsabilidade claramente definidas;
  • Assegurar que todos os trabalhadores tenham os seus ordenados em tempo útil;
  • Em coordenação com o Sector de Recursos Humanos, acompanhar todo o processo de pagamento de salários;
  • Acautelar-se sobre assuntos de legalidade do pessoal (férias disciplinares, processos individuais, contratos de trabalho, etc).

Transporte

  • Estabelecer um Plano eficiente do uso da viatura;
  • Introduzir o uso do Log book para o controlo dos movimentos da viatura;
  • Assegurar uma manutenção regular e cuidadosa da viatura e o pagamento de todas as obrigações legais estabelecidas (seguro, manifesto, etc);
  • Definir plano de trabalho do motorista.

Logística

  • Garantir melhor organização dos eventos realizados pelo projecto (seminários, treinamentos, alojamento, transporte e outros custos afins);
  • Coordenar as aquisições de bens e serviços (assegurar tudo que tenha sido pago seja transportado e entregue no local desejado).

Finanças

Contas Bancárias:

  • Assegurar que todos os cheques emitidos apresentam justificativos validamente correctos (Requisição, cópia do cheque, facturas e recibos ou VD, se for o caso);
  • Asseguar o envio de todos os justifcativos a Contabilidade, até ao dia 10 do mês seguinte

Conta Caixa:

  • Garantir que os resumo s e declaracoes de caixa estao nos processos de contas;
  • Conferir as entradas e saidas de caixa, cada semana;
  • Fazer contagem física regular de caixa;
  • Garantir boa qualidade da documentação justificativa enviada à Contabilidade.

Orçamento:

  • Conhecer o orçamento do projecto incluindo dos distritos;
  • Conhecer a periodicidade de cada orçamento (nos distritos);
  • Assegurar que os gastos efectuados estão em consonância com as linhas orçamentais

Despesas:

  • Assegurar que as despesas efectuadas estão alinhadas com o orçamento do projecto e tem a devida autorização;
  • Todas as despesas devem apresentar justificativos válidos e contabilisticamente aceites;
  • Responsável por assegurar que os procedimentos financeiros da ADPP estão a ser utilizados de forma adequada;
  • Assegurar que os gastos do projecto sejam adequadamente rastreados de acordo com o orçamento do projecto aprovado;
  • Preparar, verificar e organizar, com a equipa de terreno, a documentação contabilística mensalmente e enviar atempadamente para a Sede, juntamente com todos os mapas financeiros relevantes, isso inclui:
  • Requisições para despesas devidamente assinadas em todos os espaços
  • Recibos para suportar as despesas / gastos / incorridas
  • Relatórios de actividades
  • Lista de participantes, assinada pelos participantes em cada evento
  • Relatórios de viagens
  • Resumos de caixa e declarações devidamente revistos e assinados pelo caixa e líder do projecto
  • 3 Cotações e relatório do comité
  • Recibos de pagamento de INSS e IRPS
  • Verificar a qualidade de consistência da documentação enviados pelas equipas do terreno;
  • Garantir a correcção ou conclusão de processos insuficientemente ou indevidamente documentados;
  •  Garantir a correcta codificação das despesas em função das rúbricas orçamentais do projecto;
  • Apoiar na preparação dos relatórios mensais de execução orçamental internos e relatórios trimestrais para o financiador;
  • Assegurar o controlo dos fluxos financeiros entre a ADPP e o projecto;
  • Verificar os processos de procura e aquisição, em função das regras da ADPP e do doador, quer sejam realizadas na Sede ou no terreno;
  • Reconciliar as evidências relacionadas ao uso de combustível, nomeadamente as requisições e recibos de abastecimento com os livros de bordo dos veículos;
  • Verificar o controlo de pessoal com folhas de salários, e ajudar HR com a verificação dos processos individuais;
  • Monitorar o desempenho da implementação das actividades e a Liderança em cada Distrito

Habilidades e Competências:

  •  Licenciatura em Contabilidade, Gestão, Economia, Administração Pública ou equivalente;
  • Pelo menos cinco anos de experiência em gestão financeira de programas ou posições similares;
  • Capacidade comprovada de administrar um programa incluindo a gestão dos recursos humanos, materiais e financeiros;
  • Experiência de gestão financeira e controlo orçamental;
  • Boa capacidade de relacionamento interpessoal, motivação e comunicação;
  • Competências em Word, Excel, Power-Point e Internet;
  • Cuidadoso e atento aos detalhes;
  • Capacidade de trabalhar em equipe ou de forma independente sob a direcção do supervisor;
  • Boa organização e habilidades de gestão do tempo;
  • Capacidade de trabalhar sob pressão e com múltiplos prazos, Pró-activo.

Como se candidatar:

Os interessados deverão enviar apenas o “CV” para o e-mail: dulcidio.possiano@adpp-mozambique.org indicando no Assunto a VAGA para a qual se candidatam.

DATA LIMITE DE CANDIDATURA: 28 de Setembro de 2020

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