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Vaga para Assistente Administrativo / Financeiro - Nampula

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O UNFPA está a contratar um (1) Assistente Administrativo / Financeiro em Nampula.

A posição:

O posto de Assistente Administrativo e Financeiro está localizado no Escritório do UNFPA em Moçambique (CO) em Nampula. Ele / ela trabalha sob a supervisão direta do Coordenador do Programa do UNFPA em Nampula e sob a orientação geral do Gerente de Operações Internacionais (IOM) em Maputo.

Como você pode fazer a diferença:

O UNFPA é a principal agência da ONU para o parto de um mundo onde toda gravidez é desejada, todo parto é seguro e o potencial de cada jovem é realizado. O novo plano estratégico do UNFPA (2018-2021) concentra-se em três resultados transformadores: acabar com as mortes maternas evitáveis; acabar com as necessidades não atendidas de planejamento familiar; e acabar com a violência de gênero e práticas prejudiciais. Em um mundo onde os direitos humanos fundamentais estão em risco, precisamos de funcionários com princípios e ética, que incorporem essas normas e padrões internacionais e que os defendam com coragem e plena convicção.
O UNFPA está buscando candidatos que transformem, inspirem e entreguem alto impacto e resultados sustentáveis; Precisamos de funcionários que sejam transparentes, excepcionais na forma como gerenciam os recursos que lhes são confiados e que se comprometam a entregar excelência nos resultados do programa.

Objetivo do Trabalho:

O Assistente Administrativo e Financeiro em Nampula oferece serviços e conselhos administrativos, financeiros, logísticos e de aquisições eficazes para clientes internos e externos e contribui para a operação financeira eficiente e sólida do Programa do UNFPA em Nampula, dominando todas as regras, diretrizes, processos e procedimentos relevantes e adotar uma abordagem orientada para o cliente e com foco nos resultados ao fornecer orientação aos membros da equipe do projeto e IPs.

Principais tarefas e responsabilidades

O Assistente Administrativo e Financeiro seria responsável por:
Serviços eficazes de consultoria administrativa e suporte à equipe do programa e IPs
  • Garantir a implementação eficaz de políticas e procedimentos corporativos, sistemas e aplicações em apoio às operações do Programa do UNFPA em Nampula;
  • Criar sistemas e mecanismos para uma gestão eficaz dos recursos humanos e financeiros do UNFPA necessários para os procedimentos NEX. Mantém fluxo de informação contínuo e preciso / atualizado entre o escritório de Nampula e Maputo, o Governo e os IPs;
  • Manter todo o pessoal informado sobre os últimos desenvolvimentos nas Políticas e Procedimentos do UNFPA no que se refere ao programa, incluindo relatórios regulares de informações financeiras e substantivas;
  • Promover a capacitação local em finanças, administração, logística e aquisições, TIC e garantir que o pessoal seja treinado nas áreas operacionais relevantes;
  • Garantir que todos os ativos do escritório sejam utilizados e gerenciados adequadamente e manter um inventário adequado para verificação a qualquer momento;
  • Atuar como Ponto Focal de Viagem provincial, incluindo: coordenar a emissão de passagens aéreas oficiais, aluguel de veículos, processamento de diárias de viagem, contato com a equipe de administração do CO em todas as atividades relacionadas a viagens; todos os itens acima com base em autorizações de viagem aprovadas anteriormente;
  • Fornecer uma gama completa de suporte administrativo / logístico para o planejamento, garantia e implementação dos arranjos necessários para atividades e eventos relacionados ao programa;
  • Garantir a disponibilidade de material de escritório e serviços e providenciar a distribuição, manter um sistema de estoque adequado e garantir o armazenamento físico seguro e protegido, receber e verificar todas as entregas contra as guias de remessa;
  • Monitorar a manutenção dos Registros Diários do Veículo e Registros do Histórico do Veículo, garantir a manutenção e reparos oportunos dos veículos e garantir que eles sejam sempre mantidos em modo pronto para uso, incluindo o cumprimento dos requisitos de proteção e segurança;
  • Assumir a responsabilidade de rastrear as cargas adquiridas pelo UNFPA e garantir as formalidades de entrega (Recibo de Entrega, Transferência de Títulos, etc.), incluindo a correspondência necessária e comunicações com autoridades governamentais relacionadas e / ou parceiros de implementação em nível de província de acordo com a Política do UNFPA pertinente;
  • Coordenar estreitamente com a equipe do escritório e a equipe de Operações do UNFPA em Maputo para garantir a entrega oportuna do apoio e serviços necessários.

Gestão de recursos financeiros do programa

  • Apoiar o monitoramento do desempenho financeiro do programa, fornecendo as informações e análises financeiras necessárias, incluindo a taxa de implementação em relação aos indicadores / resultados; detectar potenciais problemas de despesas excessivas / insuficientes e propor ações corretivas;
  • Desenvolver mecanismos eficazes para monitorar orçamentos de programas e projetos; coordenar a compilação de dados financeiros; e fornecer regularmente informação financeira exacta e actualizada às equipas do programa nos escritórios de Nampula e Maputo, sede e escritório regional;
  • Interpretar políticas e procedimentos financeiros e fornecer treinamento e orientação para funcionários e gerentes de projeto. Esforce-se para identificar maneiras inovadoras pelas quais as necessidades financeiras do programa possam ser atendidas dentro das políticas existentes;
  • Auxiliar na gestão do orçamento do FO, pela formulação do orçamento, controle de dotações, monitoramento de despesas e preparação de revisões conforme necessário;
  • Processar transações financeiras de maneira precisa e oportuna;
  • Manter um sistema de registro e relatório financeiro eficaz, controle interno e acompanhamento de auditoria.
Gestão eficiente e precisa dos recursos confiados aos Parceiros de Implementação do Programa (IPs):
  • Auxiliar no monitoramento e acompanhamento efetivo dos fundos transferidos para os Parceiros de Implementação (IPs) relevantes por meio da modalidade de Implementação Nacional direta (NEX);
  • Garantir que as transações financeiras, incluindo adiantamentos de fundos para parceiros de implementação, sejam processadas de maneira precisa e oportuna, revisando os documentos de suporte e garantindo que os adiantamentos e despesas estejam de acordo com as políticas e procedimentos relevantes;
  • Revise e avalie se o valor relatado nas declarações de despesas emitidas pelos IPs (autorização de financiamento e certificado de despesas - formulário FACE) correspondem aos valores registrados no sistema de contabilidade dos Parceiros de Implementação, o orçamento aprovado e se reconcilia com os extratos bancários ;
  • Realizar verificações pontuais periódicas (revisões no local) para avaliar a precisão dos registros financeiros para transferências de dinheiro para os PIs, a adequação e integridade dos documentos comprovativos relevantes, o status de implementação do programa e garantir o acompanhamento atempado das constatações das verificações pontuais anteriores e recomendações;
  • Revisar os controles internos dos PIs com relação à gestão financeira, aquisições e / ou outros controles necessários para implementar as atividades definidas no plano de trabalho; e revisão das despesas para confirmar que a documentação apóia as despesas e que estão de acordo com o plano de trabalho, documento do projeto e outros regulamentos do UNFPA, conforme aplicável;
  • Acompanhar os parceiros de implementação (IPs) relevantes para garantir a implementação oportuna dos IPs das recomendações de auditoria sobre controles internos e gerenciamento de projetos;
  • Auxiliar no fortalecimento do desempenho da equipe administrativa e financeira dos parceiros de implementação por meio de treinamento individual periódico no local, bem como treinamento em grupo.
  • Conduzir reconciliações financeiras quando necessário;
  • Assegurar que os bens e serviços adquiridos foram recebidos e usados ​​para implementar as atividades de acordo com o plano de trabalho ou documento do programa;
  • Participar da inspeção física dos ativos e estoques do projeto.
  • Desempenhar outras funções conforme designado.

Qualificações e Experiência

Educação:

  • Exige-se o ensino médio completo;
  • Um diploma universitário de primeiro nível em Contabilidade, Finanças, Gestão de Negócios ou disciplina semelhante é uma vantagem.

Conhecimento e experiência:

  • Mínimo de cinco (5) anos de experiência relevante em finanças, administração, gerenciamento de escritório ou funções semelhantes;
  • Experiência comprovada e histórico na gestão e implementação de políticas, processos e sistemas financeiros em organizações de desenvolvimento a nível nacional ou internacional;
  • Proficiência em aplicativos atuais do Microsoft Office (especialmente Microsoft Excel e Word);
  • Experiência na utilização de sistema ERP (ex: PeopleSoft, Oracle, SAP) ou sistemas / aplicativos integrados similares;
  • Capacidade de escrever de forma clara e concisa;
  • Experiência de trabalho com organizações da ONU é uma vantagem.
Línguas:
  • É necessário fluência em inglês e português.

Competências Requeridas

Valores:
  • Integridade exemplificativa
  • Demonstrando compromisso com o UNFPA e o sistema da ONU
  • Abraçando a diversidade cultural
  • Abraçando a mudança

Competências essenciais:

  • Obtenção de resultados;
  • Ser responsável;
  • Desenvolvimento e aplicação de experiência profissional / visão de negócios;
  • Pensando analiticamente e estrategicamente;
  • Trabalhar em equipa / gerir a nós próprios e as nossas relações;
  • Comunicar para causar impacto.

Competências funcionais:

  • Gerenciar os recursos financeiros da organização;
  • Implementando sistemas de gestão;
  • Visão de negócios e capacidade de realizar várias tarefas e equilibrar prioridades concorrentes;
  • Inovação e comercialização de novas abordagens;
  • Pró-atividade e orientação ao cliente;
  • Consciência organizacional;
  • Conhecimento do trabalho / experiência técnica.

Outras habilidades desejáveis:

  • Desenvolver pessoas / fomentar a inovação e empoderamento;
  • Pensamento analítico e estratégico;
  • Comunicação, informação e partilha de ideias / conhecimentos;
  • Tomada de decisão adequada e transparente;
  • Habilidades de supervisão.
  • Compromisso com a excelência.

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Data de validade: 30 de setembro de 2020

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