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O UNFPA está a contratar um (1) Assistente Administrativo / Financeiro em Nampula.
A posição:
O posto de Assistente Administrativo e Financeiro está localizado no Escritório do UNFPA em Moçambique (CO) em Nampula. Ele / ela trabalha sob a supervisão direta do Coordenador do Programa do UNFPA em Nampula e sob a orientação geral do Gerente de Operações Internacionais (IOM) em Maputo.
Como você pode fazer a diferença:
O UNFPA é a principal agência da ONU para o parto de um mundo onde toda gravidez é desejada, todo parto é seguro e o potencial de cada jovem é realizado. O novo plano estratégico do UNFPA (2018-2021) concentra-se em três resultados transformadores: acabar com as mortes maternas evitáveis; acabar com as necessidades não atendidas de planejamento familiar; e acabar com a violência de gênero e práticas prejudiciais. Em um mundo onde os direitos humanos fundamentais estão em risco, precisamos de funcionários com princípios e ética, que incorporem essas normas e padrões internacionais e que os defendam com coragem e plena convicção.
O UNFPA está buscando candidatos que transformem, inspirem e entreguem alto impacto e resultados sustentáveis; Precisamos de funcionários que sejam transparentes, excepcionais na forma como gerenciam os recursos que lhes são confiados e que se comprometam a entregar excelência nos resultados do programa.
Objetivo do Trabalho:
O Assistente Administrativo e Financeiro em Nampula oferece serviços e conselhos administrativos, financeiros, logísticos e de aquisições eficazes para clientes internos e externos e contribui para a operação financeira eficiente e sólida do Programa do UNFPA em Nampula, dominando todas as regras, diretrizes, processos e procedimentos relevantes e adotar uma abordagem orientada para o cliente e com foco nos resultados ao fornecer orientação aos membros da equipe do projeto e IPs.
Principais tarefas e responsabilidades
O Assistente Administrativo e Financeiro seria responsável por:
Serviços eficazes de consultoria administrativa e suporte à equipe do programa e IPs
- Garantir a implementação eficaz de políticas e procedimentos corporativos, sistemas e aplicações em apoio às operações do Programa do UNFPA em Nampula;
- Criar sistemas e mecanismos para uma gestão eficaz dos recursos humanos e financeiros do UNFPA necessários para os procedimentos NEX. Mantém fluxo de informação contínuo e preciso / atualizado entre o escritório de Nampula e Maputo, o Governo e os IPs;
- Manter todo o pessoal informado sobre os últimos desenvolvimentos nas Políticas e Procedimentos do UNFPA no que se refere ao programa, incluindo relatórios regulares de informações financeiras e substantivas;
- Promover a capacitação local em finanças, administração, logística e aquisições, TIC e garantir que o pessoal seja treinado nas áreas operacionais relevantes;
- Garantir que todos os ativos do escritório sejam utilizados e gerenciados adequadamente e manter um inventário adequado para verificação a qualquer momento;
- Atuar como Ponto Focal de Viagem provincial, incluindo: coordenar a emissão de passagens aéreas oficiais, aluguel de veículos, processamento de diárias de viagem, contato com a equipe de administração do CO em todas as atividades relacionadas a viagens; todos os itens acima com base em autorizações de viagem aprovadas anteriormente;
- Fornecer uma gama completa de suporte administrativo / logístico para o planejamento, garantia e implementação dos arranjos necessários para atividades e eventos relacionados ao programa;
- Garantir a disponibilidade de material de escritório e serviços e providenciar a distribuição, manter um sistema de estoque adequado e garantir o armazenamento físico seguro e protegido, receber e verificar todas as entregas contra as guias de remessa;
- Monitorar a manutenção dos Registros Diários do Veículo e Registros do Histórico do Veículo, garantir a manutenção e reparos oportunos dos veículos e garantir que eles sejam sempre mantidos em modo pronto para uso, incluindo o cumprimento dos requisitos de proteção e segurança;
- Assumir a responsabilidade de rastrear as cargas adquiridas pelo UNFPA e garantir as formalidades de entrega (Recibo de Entrega, Transferência de Títulos, etc.), incluindo a correspondência necessária e comunicações com autoridades governamentais relacionadas e / ou parceiros de implementação em nível de província de acordo com a Política do UNFPA pertinente;
- Coordenar estreitamente com a equipe do escritório e a equipe de Operações do UNFPA em Maputo para garantir a entrega oportuna do apoio e serviços necessários.
Gestão de recursos financeiros do programa
- Apoiar o monitoramento do desempenho financeiro do programa, fornecendo as informações e análises financeiras necessárias, incluindo a taxa de implementação em relação aos indicadores / resultados; detectar potenciais problemas de despesas excessivas / insuficientes e propor ações corretivas;
- Desenvolver mecanismos eficazes para monitorar orçamentos de programas e projetos; coordenar a compilação de dados financeiros; e fornecer regularmente informação financeira exacta e actualizada às equipas do programa nos escritórios de Nampula e Maputo, sede e escritório regional;
- Interpretar políticas e procedimentos financeiros e fornecer treinamento e orientação para funcionários e gerentes de projeto. Esforce-se para identificar maneiras inovadoras pelas quais as necessidades financeiras do programa possam ser atendidas dentro das políticas existentes;
- Auxiliar na gestão do orçamento do FO, pela formulação do orçamento, controle de dotações, monitoramento de despesas e preparação de revisões conforme necessário;
- Processar transações financeiras de maneira precisa e oportuna;
- Manter um sistema de registro e relatório financeiro eficaz, controle interno e acompanhamento de auditoria.
Gestão eficiente e precisa dos recursos confiados aos Parceiros de Implementação do Programa (IPs):
- Auxiliar no monitoramento e acompanhamento efetivo dos fundos transferidos para os Parceiros de Implementação (IPs) relevantes por meio da modalidade de Implementação Nacional direta (NEX);
- Garantir que as transações financeiras, incluindo adiantamentos de fundos para parceiros de implementação, sejam processadas de maneira precisa e oportuna, revisando os documentos de suporte e garantindo que os adiantamentos e despesas estejam de acordo com as políticas e procedimentos relevantes;
- Revise e avalie se o valor relatado nas declarações de despesas emitidas pelos IPs (autorização de financiamento e certificado de despesas - formulário FACE) correspondem aos valores registrados no sistema de contabilidade dos Parceiros de Implementação, o orçamento aprovado e se reconcilia com os extratos bancários ;
- Realizar verificações pontuais periódicas (revisões no local) para avaliar a precisão dos registros financeiros para transferências de dinheiro para os PIs, a adequação e integridade dos documentos comprovativos relevantes, o status de implementação do programa e garantir o acompanhamento atempado das constatações das verificações pontuais anteriores e recomendações;
- Revisar os controles internos dos PIs com relação à gestão financeira, aquisições e / ou outros controles necessários para implementar as atividades definidas no plano de trabalho; e revisão das despesas para confirmar que a documentação apóia as despesas e que estão de acordo com o plano de trabalho, documento do projeto e outros regulamentos do UNFPA, conforme aplicável;
- Acompanhar os parceiros de implementação (IPs) relevantes para garantir a implementação oportuna dos IPs das recomendações de auditoria sobre controles internos e gerenciamento de projetos;
- Auxiliar no fortalecimento do desempenho da equipe administrativa e financeira dos parceiros de implementação por meio de treinamento individual periódico no local, bem como treinamento em grupo.
- Conduzir reconciliações financeiras quando necessário;
- Assegurar que os bens e serviços adquiridos foram recebidos e usados para implementar as atividades de acordo com o plano de trabalho ou documento do programa;
- Participar da inspeção física dos ativos e estoques do projeto.
- Desempenhar outras funções conforme designado.
Qualificações e Experiência
Educação:
- Exige-se o ensino médio completo;
- Um diploma universitário de primeiro nível em Contabilidade, Finanças, Gestão de Negócios ou disciplina semelhante é uma vantagem.
Conhecimento e experiência:
- Mínimo de cinco (5) anos de experiência relevante em finanças, administração, gerenciamento de escritório ou funções semelhantes;
- Experiência comprovada e histórico na gestão e implementação de políticas, processos e sistemas financeiros em organizações de desenvolvimento a nível nacional ou internacional;
- Proficiência em aplicativos atuais do Microsoft Office (especialmente Microsoft Excel e Word);
- Experiência na utilização de sistema ERP (ex: PeopleSoft, Oracle, SAP) ou sistemas / aplicativos integrados similares;
- Capacidade de escrever de forma clara e concisa;
- Experiência de trabalho com organizações da ONU é uma vantagem.
Línguas:
- É necessário fluência em inglês e português.
Competências Requeridas
Valores:
- Integridade exemplificativa
- Demonstrando compromisso com o UNFPA e o sistema da ONU
- Abraçando a diversidade cultural
- Abraçando a mudança
Competências essenciais:
- Obtenção de resultados;
- Ser responsável;
- Desenvolvimento e aplicação de experiência profissional / visão de negócios;
- Pensando analiticamente e estrategicamente;
- Trabalhar em equipa / gerir a nós próprios e as nossas relações;
- Comunicar para causar impacto.
Competências funcionais:
- Gerenciar os recursos financeiros da organização;
- Implementando sistemas de gestão;
- Visão de negócios e capacidade de realizar várias tarefas e equilibrar prioridades concorrentes;
- Inovação e comercialização de novas abordagens;
- Pró-atividade e orientação ao cliente;
- Consciência organizacional;
- Conhecimento do trabalho / experiência técnica.
Outras habilidades desejáveis:
- Desenvolver pessoas / fomentar a inovação e empoderamento;
- Pensamento analítico e estratégico;
- Comunicação, informação e partilha de ideias / conhecimentos;
- Tomada de decisão adequada e transparente;
- Habilidades de supervisão.
- Compromisso com a excelência.
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Data de validade: 30 de setembro de 2020
