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Vaga Para Assistente De Administração - Maputo

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A WFP busca candidatos da mais alta integridade e profissionalismo que compartilhem nossos princípios humanitários.
A seleção de pessoal é feita de forma competitiva e temos o compromisso de promover a diversidade e o equilíbrio de gênero.
OBJETIVO DO TRABALHO
Apoiar a prestação de serviços administrativos de qualidade, focados no cliente e com boa relação custo-benefício, que permitam ao pessoal das operações do país / local fornecer assistência alimentar aos beneficiários, em linha com a estratégia do PMA.
Sobre Wfp
O Programa Mundial de Alimentos das Nações Unidas é a maior agência humanitária do mundo no combate à fome em todo o mundo. A missão do WFP é ajudar o mundo a  alcançar o Fome Zero  em nossas vidas. Todos os dias, o PMA trabalha em todo o mundo para garantir que nenhuma criança vá para a cama com fome e que os mais pobres e vulneráveis, especialmente mulheres e crianças, tenham acesso aos alimentos nutritivos de que precisam.
Qualificações Mínimas Padrão
Educação: Diploma universitário em Negócios / Administração Pública, ou outra área relevante relacionada à gestão e administração de escritórios.
Idioma: Serviço Geral (Área): Fluência na comunicação oral e escrita em português e inglês.
PRINCIPAIS ACCOUNTABILITIES (não tudo incluído)
  • Coordenar com o Ministério das Relações Exteriores e o Ministério do Interior para providências protocolares.
  • Processar vistos moçambicanos e autorizações de estadia para funcionários do PMA e seus dependentes
  • Processar formulários de notificação de viagens e cartas de apresentação para funcionários do PMA e delegações visitantes
  • Organizar e coordenar todas as reuniões entre os oficiais da Missão e as autoridades locais.
  • Facilitar a ligação entre o Escritório e as contrapartes do Governo Anfitrião, bem como a comunidade diplomática.
  • Colete e processe as informações, incluindo a divulgação para apoiar a produção de documentos e relatórios padrão para a unidade, para permitir a tomada de decisões e a gestão eficaz dos recursos.
  • Gerenciar e manter registros em papel e eletrônicos dentro da área de responsabilidade de acordo com os procedimentos estabelecidos, para garantir acesso rápido e fácil aos dados conforme necessário.
  • Realizar pesquisas e análises básicas de dados, de forma a contribuir para o fornecimento de informações precisas e gestão eficaz dos recursos.
  • Seja um primeiro ponto de contato para dúvidas internas, para facilitar o fornecimento de resolução eficiente e eficaz dos problemas diários.
  • Fornecer insumos para métodos e práticas de rotina na própria área de trabalho, para apoiar a melhoria contínua dos serviços prestados.
  • Outro conforme necessário.
4Ps PRINCIPAIS CAPACIDADES ORGANIZACIONAIS
Objetivo

    • Compreender e comunicar os objetivos estratégicos: ajuda os colegas de equipe a articular os objetivos estratégicos do PAM.
    • Seja uma força para uma mudança positiva: sugere ao supervisor melhorias potenciais nos processos de trabalho da equipe.
    • Torne a missão inspiradora para nossa equipe: Explica aos colegas de equipe o impacto das atividades do PMA nas comunidades beneficiárias.
    • Tornar nossa missão visível nas ações cotidianas: Articula como as responsabilidades da própria unidade servirão à missão do PMA.

Pessoas
    • Procure maneiras de fortalecer as habilidades das pessoas: Treina colegas de equipe juniores em novas habilidades e capacidades.
    • Criar uma cultura inclusiva: busca oportunidades de trabalhar com pessoas de diferentes origens.
    • Seja um coach e forneça feedback construtivo: serve como coach de pares para colegas na mesma área de trabalho.
    • Crie um espírito “Eu irei” / “Nós irei”: Monitora o progresso em direção às metas e compartilha essas informações regularmente com o supervisor.

atuação
    • Incentive a inovação e soluções criativas: explora maneiras de ser mais eficiente e preciso de forma consistente em suas próprias áreas de trabalho e compartilha novos métodos de trabalho com os colegas.
    • Foco na obtenção de resultados: concentra-se na obtenção de resultados e rastreia as tendências nas taxas de conclusão das próprias tarefas para identificar oportunidades de eficiência.
    • Assumir compromissos e cumprir os compromissos: assume a responsabilidade pelas próprias tarefas e notifica o supervisor assim que possível sobre possíveis atrasos no cumprimento de prazos ou compromissos.
    • Seja Decisivo: decide de forma independente qual ação tomar quando confrontado com escolhas críticas no local de trabalho ou em situações perigosas no campo.

Parceria
    • Conecte e compartilhe entre as unidades do WFP: sugere oportunidades de parceria com outras unidades para supervisionar.
    • Construa fortes parcerias externas: Identifica oportunidades de trabalhar com colegas e parceiros no campo para objetivos comuns.
    • Ser politicamente ágil e adaptável: Desenvolve uma compreensão do valor das equipes do PMA e parceiros externos no cumprimento das metas e objetivos da equipe.
    • Seja claro sobre o valor que o PAM traz para as parcerias: Alinha as próprias atividades com as prioridades do supervisor para atender às necessidades dos parceiros internos e externos.

CAPACIDADES FUNCIONAIS
Nome da capacidade  Descrição do comportamento esperado para o nível de proficiência
Relatórios e serviços de suporte de negócios  Exibe a capacidade de converter planos de negócios em ações claras para os membros da equipe apoiarem a implementação do programa. Coleta e relata dados para extrair percepções baseadas em fatos.
Controles internos e gerenciamento de riscos  Demonstra conhecimento básico de controles internos, gerenciamento de riscos e mecanismos de monitoramento e sua aplicabilidade às atividades críticas do cliente imediato.
Gerenciamento de recursos  Monitora as tendências de pessoal e uso de recursos para antecipar e escalar problemas potenciais para líderes de programa e clientes-chave.
Conhecimento especializado em serviços administrativos  Demonstra um conhecimento amplo ou especializado das melhores práticas, técnicas e processos de administração e um bom domínio dos padrões, processos e infraestrutura do PMA na área de responsabilidade; aplica isso para garantir a prestação de serviços de administração eficientes e eficazes.
Foco no cliente  Monitora e supervisiona o trabalho administrativo em relação aos padrões e protocolos estabelecidos para excelência de serviço. Garante que os problemas do cliente sejam identificados e resolvidos.
Experiências desejadas para entrar na função
    • Experiência em Protocolo e Administração em Organizações ONU / ONG ou experiências de trabalho em comunidade diplomática ou MOFA.
    • Experiência em planejamento e organização de atividades em um ambiente internacional, serviços de protocolo e trabalho com o governo ou pessoal internacional são altamente necessários.
    • Demonstrou um alto nível de proficiência nos padrões operacionais administrativos do PMA no trabalho diário.
    • Forneceu orientação ou treinamento para novos membros da equipe dentro da área de especialização.
    • Demonstrou capacidade de realizar todas as atividades administrativas de rotina, de acordo com os padrões operacionais do WFP, no trabalho diário
    • Apoiou no fornecimento de orientação ad-hoc para novos membros da equipe

APLIQUE




PRAZO PARA APLICAÇÕES
O mais tardar em :  13/09/2020
Outros requisitos específicos de trabalho

Esta seção é opcional para descrever responsabilidades e conhecimentos adicionais necessários para o trabalho específico

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