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Vaga para Secretary-Roving - Maputo

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A USAID está a recrutar um Secretáry-Roving, com sede em Maputo, Moçambique.
Descrição

  • O Governo dos Estados Unidos, representado pela Agência dos Estados Unidos para o Desenvolvimento Internacional (USAID) em Moçambique está buscando inscrições de pessoas qualificadas para fornecer serviços pessoais sob contrato, conforme descrito nesta solicitação
  • Esta solicitação de forma alguma obriga a USAID a conceder um contrato PSC, nem obriga a USAID a pagar quaisquer custos incorridos na preparação e apresentação das ofertas
  • Solicitação nº 72065620R10032 aberta a todos os funcionários da Missão e candidatos externos que atendam às qualificações declaradas
  • Data de fechamento para recebimento de ofertas: 21 de setembro de 2020. As inscrições serão analisadas em uma base contínua até que a posição seja preenchida. O primeiro corte será 14 de setembro de 2020
  • Valor de mercado: US $ 20.865 - US $ 29.214 por ano, equivalente a FSN-06 (Etapa 1-12)
  • De acordo com o Apêndice J da AIDAR e o Plano de Compensação Local da USAID / Moçambique). A compensação final será negociada dentro do valor de mercado
  • Período de desempenho: um ano. O contrato será renovado enquanto houver necessidade para esta posição; os fundos estão disponíveis e sujeitos a um desempenho satisfatório
  • Nível de segurança exigido: Certificação de Emprego (Certificação RSO)
  • Regulamentos, políticas e cláusulas contratuais da USAID relativos a PSCs
  • Os regulamentos e políticas da USAID que regem os prêmios CCN / TCN PSC estão disponíveis nestas fontes: USAID
  • Regulamento de Aquisição (AIDAR), Apêndice J, "Contratos Diretos da USAID com um Nacional de País Cooperante e com um Nacional de Terceiro País para Serviços Pessoais no Exterior", incluindo a cláusula do contrato "Disposições Gerais", disponível em  https://www.usaid.gov/ sites / default / files / documents / 1868 / aidar_0.pdf
  • Formulário de página de capa do contrato AID 309-1 disponível em  https://www.usaid.gov/forms
  • Diretivas de Política de Aquisição e Assistência / Boletins de Informação de Contrato (AAPDs / CIBs) para Contratos de Serviços Pessoais com Pessoas físicas disponíveis em  http://www.usaid.gov/work-usaid/aapds-cibs
  • Conduta ética. Ao aceitar um contrato de serviços pessoais da USAID como pessoa física, o contratado acusará o recebimento das "Normas de Conduta Ética para Funcionários do Poder Executivo", disponíveis no Escritório de Ética Governamental dos Estados Unidos, de acordo com a Disposição Geral 2 e 5 CFR 2635
  • Veja  https://www.oge.gov/web/oge.nsf/OGE%20

Deveres

  • O titular atua como um secretário itinerante, que fornece suporte de backup para vários escritórios da Missão USAID / Moçambique. O Secretário é designado para o Gabinete Executivo da USAID / Moçambique
  • Espera-se que o Secretário seja capaz de desempenhar todo o escopo das funções do Secretário substituído em um período muito curto, exigindo que o titular mantenha suas habilidades de gestão de escritório em alto nível. Isso inclui cobertura para Secretários que se reportam aos Chefes de Gabinete e ao Assistente Executivo que se reporta ao Vice
  • Diretor da Missão:
  • O secretário pode desempenhar outras funções de escritório apropriadas para seu treinamento e nível de escolaridade

Funções de secretariado / administrativas e de escritório - 65%

  • Conforme designado, atua como secretário (para um escritório, filial ou outra unidade), com a responsabilidade de fornecer toda a gama de suporte de secretariado, administrativo e administrativo para a equipe da organização
  • Os deveres típicos variam com a atribuição, mas podem incluir qualquer um ou todos os seguintes: manter o calendário do chefe da organização: receber visitantes e chamadas telefônicas para a organização; toma as medidas adequadas dependendo da natureza da visita ou da chamada; na medida do possível, fornece informações para responder a perguntas não técnicas dentro das diretrizes prescritas; organiza compromissos, reuniões e conferências conforme solicitado, para incluir o agendamento de salas de conferência, notificando os participantes e reunindo materiais de apoio para uso na conferência; faz arranjos de viagem e hotel, e coordena arranjos logísticos para funcionários visitantes; e, conforme designado, toma notas e acompanha para garantir que os compromissos assumidos em reuniões e conferências sejam cumpridos
  • O secretário fornece suporte administrativo para o pessoal da organização; recebe, analisa e controla a correspondência e comunicações de entrada e saída e distribui correspondência e mensagens, mantendo os controles e acompanhando a correspondência acionável; redige correspondência de rotina para assinatura do pessoal da organização; digita uma variedade de correspondência da USAID; revisa a correspondência enviada para garantir que esteja no formato adequado, consistente com os requisitos de estilo da missão, devidamente endereçada, etc., antes de ir para o Chefe da organização para liberação ou assinatura; atua como solicitador GLAAS; rastreia correspondência oficial da organização, documentos GLAAS, etc. por meio do processo de liberação e assinatura; e, estabelece mantém arquivos e registros, com entrada EXO / C & R
  • Conforme exigido pela designação, o Secretário mantém contato com contrapartes na Embaixada dos Estados Unidos, outras organizações internacionais, funcionários do governo anfitrião e nacionais de países terceiros. O Secretário fornece tradução de artigos não técnicos, cartas e memorandos, para o Chefe da organização e funcionários, traduzindo entre Português e Inglês, e Inglês e Português
  • Conforme exigido pela carga de trabalho, o Secretário pode ser designado como um segundo Secretário ou Assistente, auxiliando os Secretários da organização no desempenho de suas funções oficiais

Taxas de viagem - 25%

  • Prepara autorizações de viagem, vouchers de viagem, faz preparativos de viagem, monitora questões de Visa / DIRE
  • Recusando Saldos em coordenação com o Travel Assistant e opera OpenNet para atualizar chegadas / partidas
  • Fornece backup para o Travel Assistant durante a licença

Tempo de backup e suporte de presença - 10%

  • Fornece apoio e apoio ao EXO / HR na conclusão da cobertura de tempo e presença para a missão, na ausência ou preocupação do cronometrista oficial
  • Supervisão recebida: O titular irá trabalhar sob a supervisão do Secretário EXO, e / ou do supervisor a quem temporariamente atribuído
  • Supervisão exercida: Nenhuma
  • Área de consideração: para atender aos requisitos básicos de elegibilidade, o candidato deve ser um cidadão do país cooperante ou um cidadão não cooperante legalmente admitido para residência permanente no país cooperante
  • Relacionamento de Supervisão: O Secretário recebe supervisão do Chefe do Escritório e / ou seu designado, que fornece atribuições em termos de uma discussão do trabalho a ser executado e das prioridades do Escritório. A maior parte do trabalho ocorre como resultado das operações normais do Office, mas atividades especiais podem ser atribuídas a qualquer momento. O Secretário planeja e executa as atribuições de forma independente e é responsável pela exatidão de seu trabalho pessoal; o trabalho é normalmente revisado em termos de resultados alcançados e no cumprimento dos objetivos do Escritório
  • Supervisão exercida: Nenhum
  • Área de consideração: para atender aos requisitos básicos de elegibilidade, o candidato deve ser um cidadão do país cooperante ou um cidadão não cooperante legalmente admitido para residência permanente no país cooperante
  • Demandas físicas: O trabalho solicitado não envolve demandas físicas indevidas

Requisitos

  • Qualificações mínimas exigidas para esta posição: Conclusão do ensino médio e dois ou mais anos de escolaridade pós-secundária em Ciências da Secretaria ou Administração de Empresas, equivalente a um diploma de faculdade ou faculdade comunitária dos EUA.
  • Um mínimo de dois anos de experiência profissional progressivamente responsável, alguns dos quais devem ser em trabalhos relacionados com o USG, ONGs, outras organizações doadoras ou organizações do governo anfitrião. É necessária experiência em um ambiente de trabalho em inglês
  • Nível IV (fluente): habilidade em inglês e português e habilidade de redação de relatórios. (Isso será testado)
  • O Secretário deve ter um bom conhecimento da preparação geral de documentos e ser capaz de desenvolver rapidamente uma familiaridade com as atividades e programas da USAID, bem como um conhecimento geral dos procedimentos e práticas do escritório. O secretário deve ter um bom conhecimento prático de gerenciamento de arquivos, manuseio de correspondência e formatação de correspondência
  • O titular deve ser diplomático, ter boa comunicação e habilidades interpessoais e capacidade de trabalhar em equipe. Diplomacia em ambientes de escritório também é necessária. O Secretário deve ter capacidade para desenvolver uma relação de trabalho eficaz com os supervisores nos vários escritórios aos quais são atribuídos temporariamente
  • O secretário deve ser proficiente na digitação e na operação de computadores com software padrão, incluindo Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook e outros programas de software designados
  • O secretário deve ser proficiente no uso da Internet e do e-mail. Deve ser proativo e possuir habilidades de pensamento crítico para ser capaz de trabalhar de forma independente, sem supervisão próxima

Fatores de avaliação e seleção

  • Educação - 10 pontos
  • Experiência Profissional Anterior - 25 pontos
  • Conhecimento - 25 pontos
  • Proficiência no idioma - 10 pontos
  • Habilidades e habilidades - 30 pontos
  • Pontos Máximos: 100 pontos

Notas

  • Envie uma carta de apresentação em inglês com currículo / currículo do candidato em inglês
  • Nomes, números de contato e endereços de e-mail de três referências profissionais de pessoas que não são familiares ou parentes. Verificações de referência serão conduzidas para o candidato final selecionado para o Oficial de Contratação para fazer uma determinação de responsabilidade
  • Para garantir a consideração das ofertas para a posição pretendida, os Ofertantes devem fazer referência ao número da Solicitação em destaque no envio da oferta
  • Somente os candidatos selecionados para entrevistas serão informados por escrito da decisão final do Comitê de Seleção
  • Qualquer inscrição recebida em português não será considerada. Apenas inscrições em inglês serão consideradas
  • Somente candidatos que atendam aos requisitos mínimos de qualificação para a posição serão considerados
  • As inscrições serão analisadas continuamente até que a posição seja preenchida. O primeiro corte será 25 de dezembro de 2019
  • Os candidatos serão avaliados com base na educação relevante, experiência profissional anterior, conhecimento, proficiência no idioma, habilidades e habilidades demonstradas em seus pacotes de candidatura. Apenas os candidatos selecionados serão convidados para um teste de idioma
  • Os candidatos aprovados no exame de idioma serão convidados para uma entrevista oral
  • A seleção final será baseada no pacote de inscrição, nas habilidades do idioma e na entrevista oral. Este é um cargo local e a remuneração será de acordo com o Plano de Remuneração Local
  • Assim que o Contratante (CO) informar o Ofertante bem-sucedido sobre ser selecionado para uma concessão do contrato, o CO fornecerá ao Ofertante bem-sucedido instruções sobre como preencher e enviar os formulários necessários
  • Observe que a USAID e o Governo dos EUA NUNCA exigem o pagamento de qualquer dinheiro relacionado a uma candidatura a emprego
  • Demandas físicas: O trabalho solicitado não envolve demandas físicas indevidas
  • Ponto de contato:  Mission-Maputo-HR@usaid.gov
Validade:
21/09/2020

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